Solo Traveling Rani ke Eropa 2024 - Seri 1: Mengurus Visa Schengen

Setelah tujuh tahun berlalu sejak aku terakhir kali menginjakkan kaki di tanah host country-ku selama program AFS Indonesia Jerman 2016 - 2017 (cielah), akhirnya aku memutuskan untuk... mengunjungi host country & host family-ku lagi tahun ini!

Senang dan bangga banget dengan diriku sendiri, mengingat perjalanan ini 100% kubiayai sendiri. Sejujurnya ini bukan keputusan yang mudah karena aku merasa bahwa sebagai orang dewasa baru (ceilah), aku juga merasakan tekanan eksternal untuk KPR rumah, nabung nikah, dan lain-lain. Pasti aku pikir-pikir, lah, sebelum memutuskan berangkat. 

Maju-mundur ngurusnya, tapi akhirnya gas! 

Aku akan menulis beberapa versi, dan inilah versi pertama dari perjalananku: Ngurus Visa. Aku akan sangat terbuka saat menulis ini, karena sebagai orang yang mengurus visa-nya sendiri TANPA AGEN (bangga banget), aku ingin membantu teman-teman yang mungkin juga mengalami hal yang sama. 

Enjoy.

Bagian 1. Background & Rough Itinerary

Tujuan utama perjalananku adalah Jerman, di mana aku ingin masuk melalui Prancis (1 hari stay) dan keluar melalui Amsterdam (1 hari stay). Setelah Amsterdam, rencananya aku akan mampir transit di Abu Dhabi (pakai visa transit under 48 jam). 

Kenapa tiga negara ini (+Abu Dhabi, UAE)?

Gampangnya, sih, karena: 

• Aku ingin mengunjungi host family-ku di Hamburg dan Luneburg setelah tujuh tahun gak nengok (terakhir ketemu mereka tahun 2017)... tapi tiket pesawat lebih murah kalau masuk lewat Prancis dan keluar via Belanda. Jadi sekalian dibawa jalan aja.
• Walaupun sempat tergoda untuk masuk via negara-negara seperti Yunani, Swedia, atau Polandia, lagi-lagi, tiket pesawatnya lebih pricey. Toh sepertinya negara yang akan aku kunjungi terus jika ke Eropa Barat adalah Prancis. Apalagi karena aku belum pernah foto dengan proper di depan Menara Eiffel (ini cerita yang rada lucu, sih, nanti kapan-kapan kuceritakan kenapa aku sudah dua kali ke Prancis, tapi belum pernah foto di Eiffel). 

Kenapa akhirnya aku memutuskan berangkat tahun ini?

Sebenarnya sudah lama mau berangkat, tapi cenderung menunda-nunda. Sebagaimana anak muda pada umumnya (ceile), rata-rata pada mau hemat, kan. Dibanding traveling, mending dipakai buat nabung rumah atau hal lain dulu.

Tapi, tahun 2023 lalu, tahu-tahu aku merasa uangku sayang juga kalau disimpan terus, padahal keluarga dan sahabat juga ya berjalan terus usianya. Host dad dan host grandpa-ku sendiri sudah berpulang di sekitar tahun 2020 - 2021, dan kurasa aku gak mau melewatkan "berpulangnya" orang-orang lain lagi tanpa menambah momen. Jadi, berbekal travel fair di Mall Kota Kasablanka, aku pun memesan tiket pesawat PP. Bismillah. 

Ngomong-ngomong, sebelum melanjutkan proses ini, aku mau disclaimer dulu bahwa aku akan berangkat sendiri (solo trip) dengan uangku sendiri. Karena aku masih kaum mendang-mending, beberapa rekomendasi di blog ini sepertinya ditujukan untuk travel yang "tidak luxury" (kalau teman-teman preferensi liburannya beda (seperti misalnya bawa anak atau keluarga), mohon di-adjust sendiri, ya, rekomendasiku ini!).

Bagian 2. Proses Pengurusan Visa Schengen

Untuk pengurusan visa transit Abu Dhabi akan aku susulkan di blog versi 2. Tungguin, ya!

Untuk proses pengurusan visa Schengen turis yang melalui tiga negara, kita bisa apply di kedutaan negara mana pun, tetapi setahuku sebaiknya mengurus dari 1) negara yang pertama kali dikunjungi, atau 2) negara yang paling lama dikunjungi.

Pilihanku tentu saja nomor dua, mengingat aku akan dapat surat sponsor dari host family-ku kalau aku apply dari Jerman. Karena aku apply dari Jerman, berikut step-step yang kulakukan (dari awal sampai akhir):

Proses Pertama: Beli Tiket Pesawat 

Budget: 11.5 - 12.5 juta

Waktu: Dilakukan di 8 bulan sebelum tanggal keberangkatan.

Hal pertama yang kulakukan adalah beli tiket pesawat. Aku beli tiket pesawat PP lewat travel fair yang dilaksanakan di bulan Oktober 2023 di suatu mall. Tiketku sendiri ada di tanggal 13 Juni 2024, di mana itu berarti aku sudah beli tiket kira-kira 8 bulan sebelum tanggal keberangkatan. 

Saat itu, aku udah menyiapkan uang cash, tetapi karena travel fair-nya ngasih promo besar (15% atau 20%, aku lupa) kalau pakai PayLater platform, aku pun membayar menggunakan PayLater. Enak juga, sih, dipikir-pikir. Selain lebih murah (bahkan setelah dipotong fee admin), lebih enak juga jika aku pegang cash lebih banyak. Hahaha. 

Additional note 02/06: Setelah sekian bulan menjadi pengguna PayLater Traveloka, sejujurnya aku sangat menyarankan penggunaan paylater ini! Entah kenapa, walaupun aku sudah menghabiskan beberapa juta untuk menyiapkan solo traveling ini, rasanya uangku nggak habis terlalu banyak. Mungkin karena dengan menggunakan paylater, ada bagian dari dalam diriku yang tanpa sadar jadi menabung, HAHAHA. Tapi, mohon disesuaikan lagi dengan kebiasaan teman-teman semua, ya. Aku sendiri menggunakan PayLater dengan catatan kalau aku harus bayar lunas di detik ini, aku udah punya uangnya untuk langsung bayar. 

Total harga yang kubayarkan untuk pesawat kira-kira 11.3 juta PP dengan itinerary: 

Berangkat: Jakarta -> Transit di Ho Chi Minh (4 jam) -> Paris -> Lanjut bus ke Hamburg.

Pulang: Hamburg -> Amsterdam -> Transit di Abu Dhabi (20 jam, sekalian liburan) -> Jakarta.

Menurutku, 11 juta termasuk murah dengan pertimbangan aku dapat tiga negara sekaligus (walaupun sepertinya ada yang lebih murah lagi kalau pesan lewat agen, ya? Nggak tahu deng). Kalau dihitung dengan total perjalanan bis (Flixbus), kira-kira pengeluaranku untuk transportasi pesawat & bus ada di kisaran 12.5 - 13.5 juta (untuk perjalanan dalam negara Eropa, akan aku update lagi di blog terpisah).

Proses Kedua: Mendaftarkan Diri untuk Book Visa

Budget VFS (VFS only): 450.000

Waktu: Delapan bulan sebelum tanggal keberangkatan

Karena aku memutuskan apply via Jerman, aku membuat janji temu visa VFS melalui link ini: 

visa.vfsglobal.com/idn/id/deu/login

Aku membuat janji temu ini di bulan yang sama dengan aku beli tiket pesawat, mengingat aku orangnya well-prepared (si paling well-prepared). Hal ini kulakukan karena aku tahu janji temu VFS itu padat banget! Booking Oktober 2023, jatah janji temu yang masih banyak kosongnya hanya di Januari 2024.

Aku akhirnya memilih tanggal 15 Januari 2024 sebagai tanggal janji temuku dengan beberapa pertimbangan: 

1. Ini adalah kali pertamaku mengurus visa sendiri. Kalau ternyata ditolak, aku masih punya slot waktu lebih untuk re-apply.
2. Berdasarkan rekomendasi VFS, visa itu sebaiknya diajukan secepat mungkin, tetapi tidak lebih cepat dari 180 hari sejak tanggal keberangkatan. Ini aku tampilkan screenshot-nya.

Mengingat aku rencana berangkat tanggal 13 Juni, 15 Januari sebenarnya sudah masuk ke hitungan "6 bulan" (180 hari) sebelum aku berangkat. 

Biaya pembuatan janji temu ini adalah Rp350.000, tapi aku mengambil service tambahan (100,000) untuk biaya bantuan mengisi form aplikasi (jaga-jaga aku salah isi). 

Setelah membuat janji temu, VFS akan mengeluarkan bukti bayar dan juga list yang harus disiapkan. Ngomong-ngomong, janji temu-ku dijalankan di VFS Kuningan City (setahuku VFS Schengen dan beberapa negara seperti Jepang memang di sini tempatnya). Teman-teman cek lagi, ya, tempat janji temunya!

Proses Ketiga: Mempersiapkan Seluruh Dokumen

Aku gak ingat dokumen apa yang kusiapkan duluan, jadi aku list semua aja, ya:

Satu, Proof of Employment: Surat bukti bahwa aku adalah karyawan suatu perusahaan. Ini kuminta ke HR kantorku di bulan Januari 2024, 6 bulan sebelum keberangkatan. Sesuai dengan permintaan VFS, surat ini harus dilengkapi dengan detail yang cukup lengkap, termasuk sampai salary. Berikut aku berikan foto request-nya:

Dua, Proof of Absence Confirmation: Surat bukti bahwa rencana leave-ku sudah di-accept oleh kantor. Ini kuurus dan kuminta ke HR kantorku di bulan Januari 2024, 6 bulan sebelum keberangkatan, bersamaan dengan dokumen nomor satu. Cinta banget sama HR kantorku karena suratnya keluar sangat cepat. 

Tiga, Contact Consent Form: Form yang langsung di-download dari website VFS. Ini kuurus di bulan Januari 2024, 6 bulan sebelum keberangkatan.

Empat, Reservation Details (flight dan hotel): Karena aku sudah punya flight, tinggal print aja. Untuk hotel, aku perlu sertakan surat yang menyatakan aku akan menginap di mana selama di negara-negara Schengen. Nah, ini sempat membuatku galau. 

Setahuku, kalau teman-teman apply visa menggunakan agen, agen akan mengeluarkan dummy tiket hotel. Tapi, karena aku apply sendiri, udah jelas kalau aku nggak terlalu paham apa itu dummy tiket dan gimana mekanismenya. Jadi, aku sekalian booking hotel dan penginapan aja (kulakukan di bulan Desember, 1 bulan sebelum aku pengajuan visa). Pilihanku adalah: 

• Prancis: 1 hari, AirBNB.
• Jerman: 8 hari. Semua hari kuhabiskan di apartemen dan rumah host family-ku.
• Belanda: 1 hari, AirBNB. 

Di antara perjalanan menuju negara-negara itu, aku menghabiskan 1 malam di perjalanan bis (1 malam di bis Prancis menuju Jerman, 1 malam di bis Jerman menuju Belanda). Tapi, saat mengajukan visa, aku nggak menyertakan tiket-tiket bis ini karena belum bisa dibeli. 

Total biaya yang kukeluarkan untuk AirBNB adalah Rp1.097.268 untuk Paris (di daerah Bondy, yang butuh 30 menit transportasi umum dari Menara Eiffel) dan Rp973.606 untuk Belanda (di daerah Zandam). Tipsku untuk pemesanan AirBNB: 

• Kalau kalian belum yakin mau tinggal di mana (termasuk aku pun juga begitu), pastikan kalian perhatikan policy AirBNB masing-masing. Aku memilih penginapan yang bisa free cancelation hingga bulan Juni 2024 (tanggal keberangkatanku). 
• AirBNB memfasilitasi pembayaran yang nggak langsung cash (dua kali pembayaran). Pastikan pakai ini kalau teman-teman butuh, ya. Seluruh pembayaranku sendiri pakai VISA (kartu debit bank Jenius biasa).
• Saranku, sebisa mungkin pilih AirBNB yang memperbolehkan early check in atau at least titip koper di pagi hari. Sebagai contoh, flight-ku dari Jakarta tiba di jam 6 pagi waktu Paris, sementara waktu check in adalah jam 12 siang. Biar nggak buang-buang waktu, at least kalian jadi bisa titip koper dulu di AirBNB (jadi bisa langsung jalan). Bisa juga, sih, titip koper di bandara, tetapi ada charge terpisah (seingatku di kisaran Rp300.000 - Rp600.000/hari). 

Lima, Payslip (3 bulan terakhir). Ya ini minta ke HR kantor, gratis. 

Enam, Bank account statements of the last three months or saving account (English, stamped). Ini kuminta ke bank-ku, bank BCA, dengan pelayanan yang sangat cepat. Ada dua dokumen yang diberikan, yaitu: 1) Rekening koran 3 bulan terakhir, dan 2) Surat keterangan kalau data yang diberikan sudah benar dan akun BCA tersebut memang benar dimiliki oleh aku. Ini gratis. 

Tujuh, Foto Visa Biometric berlatar putih.

Initially, aku foto di Papyrus Bandung dengan total harga sekitar Rp25.000 (udah include print-nya). Tapi ternyata, di VFS Kuningan City, tersedia layanan untuk foto visa seharga Rp50.000 sendiri. Pada akhirnya, walaupun udah foto di Papyrus, aku foto lagi di VFS karena kecerobohanku, hahaha. Saat foto di Papyrus, aku pakai turban. Tapi, pas masuk VFS, aku pakai kerudung biasa. Akhirnya, supaya visa aman, aku memutuskan untuk foto ulang. 

Delapan, Kartu Keluarga Original, Versi Translate, dan Fotokopinya.

Walaupun terlihat gampang, ini juga cukup bikin report karena: 

• Perlu ditranslate ke Bahasa Inggris. Aku menggunakan jasa Schoters reguler (3 - 5 hari kerja) dengan total Rp99.000 (ya anggap Rp100.000,00). Karena aku kirimkan via JNE, aku juga bayar ongkir di kisaran Rp15.000.
• Kartu Keluargaku sendiri ada di rumah orangtuaku di luar pulau, jadi perlu dikirimkan dulu versi aslinya ke Jakarta. Yang kirim adalah orangtuaku, jadi aku kurang tahu harganya berapa, hahaha. 
• Sebelum dikirim ke Jakarta, menurut dokumen yang kubaca, Kartu Keluarga harus diperbarui paling lambat 6 bulan sebelum trip. Walaupun aku agak sangsi dengan aturan ini, supaya mengurangi kemungkinan visa-ku ditolak, akhirnya KK-ku diperbarui juga (padahal nggak ada yang berubah isinya).

Sembilan, Cover Letter. 

Berbekal informasi dari blog internet, aku menulis cover letter-ku sendiri. Berikut aku fotokan setengah isinya: 

Seperti yang bisa dilihat, aku menuliskan itinerary-ku dengan cukup lengkap. Di bawah itinerary ini, aku menjelaskan pekerjaanku sekarang apa, berapa pemasukanku, dan surat pernyataan bahwa aku sanggup membiayai trip-ku sendiri (nggak akan menggelandang!). Aku juga nge-list down surat-surat apa yang kusertakan di dalam application visa-ku: 

Sepuluh, Purpose of Travel

Ini gampang, sih. Aku meminta host family-ku untuk nulis surat yang isinya mengundang aku untuk tinggal di rumah mereka selama aku di Jerman. 

Sebelas, Asuransi. 

Ini cukup bikin senewen! Untuk agen asuransi, aku mencari agennya sendiri dari website asuransi. Ada beberapa asuransi yang direkomendasikan oleh kedutaan, dan akhirnya aku memilih Allianz. Aku isi form di website Allianz, lalu beberapa jam kemudian, aku langsung dikontak oleh salah satu agen. 

Allianz punya tiga paket asuransi yang available untuk Schengen, dan aku memutuskan untuk beli paket yang paling murah di Rp250.000. Di pikiranku, yang penting cukup aja ini asuransinya. Tapi, saat di VFS, aku dikasih tahu kalau aku disarankan beli paket yang kedua untuk menghindari penolakan visa (Rp600.000,00), karena kedutaan kebetulan baru aja mengeluarkan aturan baru (aku nggak memerhatikan apa, tapi intinya ada requirement yang nggak dicover oleh versi asuransi murah). 

Karena aku tahunya begitu udah di VFS, aku diberi waktu untuk mengurus asuransi ulang di VFS. Aku akhirnya nelepon agenku, minta dia ngeluarin asuransi paket kedua secepat mungkin, lalu langsung ku-print di VFS-nya (ada jasa print-nya juga). Aku lupa habis berapa nge-print ini, tapi kira-kira aja di Rp100.000 karena yang di-print cukup banyak. 

Ngomong-ngomong, udah, segitu aja persiapannya. Ada beberapa hal lain yang nggak kutuliskan di atas, sih, tapi cukup mudah disiapkannya dan sebenarnya adalah common sense (seperti: Beli amplop, bawa invoice VFS Rp450.000 saat pengajuan visa, bawa application form dari web VFS), bawa paspor, bawa copy paspor). Udah. 

Aku pribadi menyiapkan semua dokumen di atas DAN satu buah copy-nya, jaga-jaga aja ada yang keselip. Total yang kukeluarkan untuk nge-print dan fotokopi cukup besar, di Rp250.000. Tapi, ini mahal karena keteledoranku, sih (aku memilih tempat print yang emang terkenal mahal, karena itu yang paling dekat). Aku sendiri baru nge-print-print di H-1 pengajuan visa. Ya, intinya, jangan buru-buru nge-print kalau mau dapat harga bagus (riset dulu).

Proses Keempat: Hari H Pengajuan Visa

Di hari H pengajuan visa, aku cukup deg-degan. Walaupun janji temuku di jam satu, aku memutuskan berangkat jam 11 siang untuk riset dulu tempatnya di mana (walaupun nggak perlu riset, sih, soalnya gampang ditemukannya. Di VFS Kuningan City, lah, pokoknya). 

Gimana prosesnya? 

Singkatnya, aku merasa sedikit bingung karena kurasa tempatnya kurang teratur. Aku pernah mengurus visa beberapa kali di kedutaan asli, dan of course keteraturannya jauh berbeda. Aku mengantre bareng beberapa orang yang jelas-jelas adalah orang VFS (disebutnya, sih, calo) yang ngebawa-bawa segepok visa (bener-bener tebel banget!). 

Sisanya, sih, lancar-lancar aja. Beberapa yang nggak lancar paling: 

• Asuransi (udah kuceritakan di atas)
• Foto biometric (udah kuceritakan juga di atas).
• Paspor host family-ku. Somehow, aku nggak kepikiran minta foto paspor host family-ku, padahal ternyata ini diminta (paspor ini sendiri memang nggak ada di list dokumen VFS). Di titik ini, aku sempat (agak) panik karena aku yakin host family-ku belum bangun (di Eropa pasti masih pagi dan host sister-ku kebo banget). Aku iseng nge-missed call host-sisterku (padahal nggak boleh dilakukan sebenarnya di VFS), dan ternyata dia bangun!

Alhamdulillah, akhirnya setelah host sister-ku ngirim foto paspornya, aku buru-buru ngeprint foto paspor itu di VFS (aku lupa berapa, tapi murah karena cuma 1 lembar), lalu balik lagi ke meja pengurusan visa. 

Setelah visa, ada biaya pengurusan lain yang ditagihkan sebesar Rp1.350.000 (di luar biaya VFS Rp450.000 yang kubayarkan di awal). Kalau nggak salah, karena aku meminta pasporku dikirimkan ke kos, aku juga ditagih biaya pengiriman Rp15.000. 

Proses pengurusan visa selesai kira-kira 2 - 3 jam setelah aku masuk ke VFS (kisaran jam 3 - 4), lalu aku langsung pulang. 

Kira-kira sebulan kemudian, pasporku sampai di kos. Aku nggak nungguin, sih, tahu-tahu sampai aja. Tapi, selama menunggu, aku notice bahwa ada beberapa email yang dikirimkan oleh kedutaan Jerman ke email-ku, mengabari prosesnya sampai di mana. 

Dengan ini, berarti aku terima visa-nya di bulan Februari, empat bulan sebelum tanggal keberangkatanku. Kalau kuhitung-hitung, total pengeluaranku sampai di titik ini adalah: 

1. Pesawat: 11.3 juta
2. AirBNB: 2 juta
3. VFS: 450.000
4. Asuransi 1: 250.000
5. Asuransi 2: 600.000
6. Translate Kartu Keluarga: 115.000
7. Visa: 1.350.000
8. Administrasi (Print, Fotokopi): 350.000
9. Foto biometric (2x): 75.000
10. [Kalau mau ngehitung ongkir dan transportasi lain] Transportasi lain: 100.000

Total: 16.590.000 (sebenarnya bisa lebih murah 1 juta - 2 juta-an lagi kalau nggak teledor dan mau riset lebih dalam). 

Sekali lagi, biaya di atas belum termasuk biaya-biaya lain di luar pengurusan visa Schengen. Aku masih harus mengeluarkan: 1) tiket bis/kereta perjalanan antarnegara, 2) visa transit Abu Dhabi, 3) biaya makan selama perjalanan, 4) biaya oleh-oleh, 5) biaya transportasi bandara - penginapan, 6) biaya rekreasi kalau mampir ke tempat-tempat lain. 

Semua ini akan aku laporkan di series blog selanjutnya. Baca, ya, nanti!

Thank you for reading!